Vrijwilligersroosters

Vrijwilligersrooster

Plan eenvoudig vrijwilligers & medewerkers in

Om een evenement te organiseren bent u afhankelijk van de juiste personen op de juiste plek. Op welke manier wordt dat nu geregeld? Gaan er excelsheets heen en weer? Of heeft iedere leider een papieren agenda? Dat kan soms best omslachtig zijn. Het kan ook eenvoudiger en geautomatiseerd, op een manier waarbij iedereen inzicht heeft en op tijd op de hoogte is.

NB. Dit onderdeel is beschikbaar voor iedereen die kerkSPOT WEB, Management & Connect gebruikt

Leg het schema vast

Door middel van schema's snel en eenvoudig plannen

De eerste stap bij het samenstellen van een rooster is bepalen welke soorten en hoeveel functies er nodig zijn om een samenkomst of evenement te laten plaats vinden. Denk bijvoorbeeld aan mensen die gasten begroeten, koffieschenkers, schoonmakers, sprekers, muzikanten, kinderwerkers etc.

Laat de groepsleiders plannen

Vul alle openstaande functies

Nadat u de schema's bepaald heeft en alle evenementen in de agenda staan, krijgen groepsleiders automatisch een notificatie dat ze de planning moeten gaan vullen. Dat kan een groepsleider handmatig doen, maar hij kan er ook voor kiezen om het rooster automatisch in te laten vullen door de software. Op die manier vereenvoudigen we een groot deel van het werk van iedere groeps- en bedieningsleider!

Vrijwilligers beschikbaarheid

Vrijwilligers bepalen zelf wanneer ze beschikbaar zijn

Herkent u dat? U bent bezig met het maken van de roosters en stuurt het concept naar al uw vrijwilligers. Vervolgens krijgt u van enkelen mail terug dat ze bepaalde weekenden niet aanwezig zijn, waardoor u opnieuw naar de tekentafel moet. Doordat vrijwilligers in kerkSPOT zélf voor een heel jaar kunnen aangeven wanneer ze wel of niet beschikbaar zijn kunt u die stap overslaan. Als iemand niet beschikbaar is dan is die persoon ook niet in te plannen!

Mijn Rooster

Het rooster inzichtelijk voor iedere vrijwilliger

Heeft u vrijwilligers die hun rooster (papier of excel) wel eens kwijtraken? Ook dat is nu verleden tijd. Binnen kerkSPOT heeft iedere vrijwilliger een heel eenvoudig overzicht van alle samenkomsten en evenementen waarbij hij/zij ingeroosterd is. Op die manier ziet niemand meer iets over het hoofd.

En wat nog mooier is: Iedereen ontvangt een dag van te voren én op de ochtend van het evenement een notificatie. Daarnaast kan een groepsbeheerder er ook voor kiezen om een herinnering naar iedereen van zijn team te pushen. Zo blijft iedereen op de hoogte wanneer hij/zij "aan de beurt" is.