kerkSPOT Management

Bekijk uw gemeente en zie niemand over het hoofd

Staat veel van uw (leden)administratie ook decentraal in lokale Excel of Access bestanden? Kunt u alleen vanuit kantoor bij uw gegevens? Mist u overzicht in verschillende lopende taken en projecten? Moet u mutaties telkens overschrijven van papier of e-mail?
Met kerkSPOT Management kunt u voortaan eenvoudig overal uw gegevens vastleggen en bijwerken. Leden van uw gemeente kunnen hun eigen gegevens muteren waardoor u altijd actueel bent!

Demo aanvragen

Ledenadministratie

Verkrijg inzicht in uw ledenbestand, altijd en overal

Mist u structuur in uw administratie? Werkt u nog veel met losse formulieren, die eventueel overgetikt worden naar Excel of een Access database?
De ledenadministratie van kerkSPOT brengt structuur in allerlei processen en stopt de grote stroom aan papieren en formulieren. Hierdoor wordt er een hoop tijd (en kosten) bespaard. U krijgt inzicht in uw leden, maakt rapportages aan en houdt overzicht over uw gemeente.

Kringen en groepen samenstellen

Organiseer structuur in uw ledenbestand

Binnen een gemeente heeft u vaak te maken met verschillende groepen. Denk aan kringen, taakgroepen, groepen naar leeftijd etc.
Met kerkSPOT Management kunt u eenvoudig groepen aanmaken en hier leden aan toewijzen. Op deze manier creëert u overzicht en kunt u sneller leden terugvinden. U kunt hierdoor gerichter communiceren naar, en binnen bepaalde groepen. Dit kan een agenda zijn of een nieuwsbericht die bedoeld is voor een specifieke groep.

Leden passen eigen gegevens aan

Minder administratie door eigenaarschap

Allicht dat u dit herkent: Eens in de zoveel tijd moet de administratie een stapel papier door met wijzigingen die per e-mail of brief zijn binnengekomen van leden. Of er wordt post verstuurd naar een lid welke al een half jaar op een ander adres woont.
Met kerkSPOT Management kunt u een lid eigen verantwoording geven over de actualiteit van zijn/haar gegevens. Met een login kan een lid zijn/haar gegevens inzien en aanpassen. Op deze manier bent u als gemeente transparant als het aankomt op het ledendossier. Doordat een lid zelf gegevens kan muteren wordt uw administratieve last lichter.

Vrijwilligersrooster

Plan eenvoudig vrijwilligers & medewerkers in

Om een evenement te organiseren bent u afhankelijk van de juiste personen op de juiste plek. Gaan er momenteel excelsheets heen en weer in de gemeente? Of heeft iedere leider een papieren agenda? Dat kan best omslachtig zijn. Het kan ook eenvoudiger en geautomatiseerd. Op een manier waarbij iedereen inzicht heeft en op tijd op de hoogte is.

Ontdek meer

Taakbeheer

Delegeer taken en projecten en blijf op de hoogte

In uw kerk of gemeente zijn er een hoop mensen die mee willen helpen met bepaalde taken of projecten. Maar de lijst met uit te voeren taken wordt steeds langer.
Met kerkSPOT Management heeft u een centrale plek waar al deze taken zichtbaar zijn. Zo ziet u welke taken er nog wachten of welke u nog moet uitvoeren. Daarnaast kunt u per taak eenvoudig communiceren met alle verantwoordelijken, om zo elkaar op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen.

Workflows

Automatiseer uw interne processen

Herkent u dit? Er wordt een formulier op uw website ingevuld welke per mail ergens binnenkomt. Vervolgens gaat een vrijwilliger hiermee aan de slag. Iemand wordt bijvoorbeeld toegevoegd aan de administratie of ingedeeld in een groep. Er wordt een mail verstuurd of er worden leiders ingeschakeld welke een taak moeten uitvoeren. Wat zou u ervan vinden als al deze handelingen voortaan niet meer handmatig hoeven?

Ontdek meer

Machtigingen beheren

Ontvang periodieke giften via SEPA incasso

Als gemeente ontvangt u regelmatig tienden en periodieke giften van donateurs. Zowel van leden als van niet-leden. Hoe zou u het vinden als u deze heel eenvoudig zelf kunt beheren? En dat deze informatie daarbij direct gekoppeld is aan uw ledenadministratie, waardoor uw leden hun machtiging(en) kunnen inzien binnen hun online profiel? En dat u iedere maand automatisch een SEPA Incasso bestand ontvangt die u ter verwerking naar uw bank kunt sturen. En dat allemaal met een paar drukken op de knop.

Ontdek meer

Houd notities bij

Sla informatie op dáár waar u het nodig heeft

Als kerkelijk werker heeft u met veel mensen gesprekken en legt u veel bezoeken af. Door gespreksnotities bij te houden kunt u snel inzien wat er bij bepaalde mensen speelt zodat u goed voorbereid op bezoek kunt gaan. Al uw notities zijn verbonden aan een gemeentelid waardoor u eenvoudig terug kan vinden. U kunt privé-notities opslaan maar u kunt ook notities delen binnen het pastorale team. Alle informatie wordt versleuteld opgeslagen en is alleen beschikbaar voor de betrokkenen.