kerkSPOT Management
Bekijk uw gemeente en zie niemand over het hoofd
Staat veel van uw (leden)administratie ook decentraal in lokale Excel of Access bestanden? Kunt u alleen vanuit kantoor bij uw gegevens? Mist u overzicht in verschillende lopende taken en projecten? Moet u mutaties telkens overschrijven van papier of e-mail?
Met kerkSPOT Management kunt u voortaan eenvoudig overal uw gegevens vastleggen en bijwerken. Leden van uw gemeente kunnen hun eigen gegevens muteren waardoor u altijd actueel bent!
Ledenadministratie
Verkrijg inzicht in uw ledenbestand, altijd en overal
Mist u structuur in uw administratie? Werkt u nog veel met losse formulieren, die eventueel overgetikt worden naar Excel of een Access database?
De ledenadministratie van kerkSPOT brengt structuur in allerlei processen en stopt de grote stroom aan papieren en formulieren. Hierdoor wordt er een hoop tijd (en kosten) bespaard. U krijgt inzicht in uw leden, maakt rapportages aan en houdt overzicht over uw gemeente.
Kringen en groepen samenstellen
Organiseer structuur in uw ledenbestand
Binnen een gemeente heeft u vaak te maken met verschillende groepen. Denk aan kringen, taakgroepen, groepen naar leeftijd etc.
Met kerkSPOT Management kunt u eenvoudig groepen aanmaken en hier leden aan toewijzen. Op deze manier creëert u overzicht en kunt u sneller leden terugvinden. U kunt hierdoor gerichter communiceren naar, en binnen bepaalde groepen. Dit kan een agenda zijn of een nieuwsbericht die bedoeld is voor een specifieke groep.
Leden passen eigen gegevens aan
Minder administratie door eigenaarschap
Allicht dat u dit herkent: Eens in de zoveel tijd moet de administratie een stapel papier door met wijzigingen die per e-mail of brief zijn binnengekomen van leden. Of er wordt post verstuurd naar een lid welke al een half jaar op een ander adres woont.
Met kerkSPOT Management kunt u een lid eigen verantwoording geven over de actualiteit van zijn/haar gegevens. Met een login kan een lid zijn/haar gegevens inzien en aanpassen. Op deze manier bent u als gemeente transparant als het aankomt op het ledendossier. Doordat een lid zelf gegevens kan muteren wordt uw administratieve last lichter.
Workflows
Automatiseer uw interne processen
Herkent u dit? Er wordt een formulier op uw website ingevuld welke per mail ergens binnenkomt. Vervolgens gaat een vrijwilliger hiermee aan de slag. Iemand wordt bijvoorbeeld toegevoegd aan de administratie of ingedeeld in een groep. Er wordt een mail verstuurd of er worden leiders ingeschakeld welke een taak moeten uitvoeren. Wat zou u ervan vinden als al deze handelingen voortaan niet meer handmatig hoeven.
NB. U dient hier minimaal kerkSPOT WEB voor te hebben
Taakbeheer
Delegeer taken en projecten en blijf op de hoogte
In uw kerk of gemeente zijn er een hoop mensen die mee willen helpen met bepaalde taken of projecten. Maar de lijst met uit te voeren taken wordt steeds langer.
Met kerkSPOT Management heeft u een centrale plek waar al deze taken zichtbaar zijn. Zo ziet u welke taken er nog wachten of welke u nog moet uitvoeren. Daarnaast kunt u per taak eenvoudig communiceren met alle verantwoordelijken, om zo elkaar op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen.
Machtigingen beheren
Ontvang periodieke giften via SEPA incasso
Als gemeente ontvangt u regelmatig tienden en periodieke giften van donateurs. Zowel van leden als van niet-leden. Hoe zou u het vinden als u deze heel eenvoudig zelf kunt beheren? En dat deze informatie daarbij direct gekoppeld is aan uw ledenadministratie, waardoor uw leden hun machtiging(en) kunnen inzien binnen hun online profiel? En dat u iedere maand automatisch een SEPA Incasso bestand ontvangt die u ter verwerking naar uw bank kunt sturen. En dat allemaal met een paar drukken op de knop.